Hướng dẫn trọn bộ thủ tục xin Visa Công tác Hội chợ tại Nhật Bản 2026

Tham gia các kỳ hội chợ, triển lãm quốc tế tại Nhật Bản là "cơ hội vàng" để các doanh nghiệp Việt Nam tìm kiếm đối tác, cập nhật xu hướng và mở rộng thị trường. Tuy nhiên, để chuyến đi diễn ra suôn sẻ, việc nắm rõ thủ tục xin Visa công tác hội chợ Nhật Bản là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn chuẩn bị hồ sơ từ A-Z một cách chính xác nhất.

1. Visa công tác hội chợ Nhật Bản thuộc diện nào? 

Theo quy định của Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản, công dân Việt Nam nhập cảnh với mục đích tham dự hội chợ, triển lãm, hội nghị thương mại sẽ xin Visa lưu trú ngắn hạn mục đích thương mại (Temporary Visitor Visa for Business Affairs).

• Thời hạn visa: Thường là 3 tháng.

• Thời gian lưu trú tối đa: 15 ngày, 30 ngày hoặc lên đến 90 ngày (tùy thuộc vào lịch trình cụ thể và quyết định của Lãnh sự quán).

• Số lần nhập cảnh: Thường là 1 lần (Single Entry). Nếu có nhu cầu đi lại nhiều lần, bạn có thể cân nhắc xin cấp Visa Multiple (nhiều lần).

2. Hồ sơ xin Visa công tác hội chợ Nhật Bản phải chuẩn bị những gì ?

Một bộ hồ sơ xin visa công tác cần sự phối hợp chặt chẽ giữa đương đơn (nhân sự tại Việt Nam), công ty chủ quản tại Việt Nam và đơn vị tổ chức/đối tác tại Nhật Bản.

Giấy tờ từ phía người xin Visa và Công ty tại Việt Nam (Đây là thẻ H3)

• Hộ chiếu: Bản gốc còn hạn ít nhất 6 tháng và có chữ ký. (Nộp kèm hộ chiếu cũ nếu có).

• Tờ khai xin cấp Visa: Khai form đầy đủ, dán ảnh 4.5 x 4.5 cm (nền trắng, áo có cổ, chụp không quá 6 tháng).

• Hồ sơ nhân thân: Bản sao công chứng Căn cước công dân.

• Hồ sơ chứng minh công việc: * Hợp đồng lao động hoặc Quyết định bổ nhiệm.

  • Quyết định cử đi công tác: Phải ghi rõ thông tin nhân sự, mục đích chuyến đi (tham gia hội chợ gì, ở đâu), thời gian, và bên nào chịu trách nhiệm chi trả chi phí.

• Hồ sơ pháp lý của công ty: Bản sao y Giấy phép đăng ký kinh doanh, Biên lai nộp thuế 3 tháng gần nhất.

• Chứng minh tài chính (nếu công ty chi trả): Sao kê tài khoản ngân hàng của công ty trong 3 tháng gần nhất.

Phía Nhật Bản cần phải chuẩn bị những Giấy tờ gì ? (Ban tổ chức hoặc Đối tác mời) ?

• Thư mời (Letter for Invitation): Trình bày rõ lý do mời, chi tiết người được mời.

• Lịch trình lưu trú (Schedule of Stay): Ghi rõ lịch trình làm việc, tham gia hội chợ từng ngày, thông tin khách sạn lưu trú và chuyến bay dự kiến.

• Giấy chứng nhận bảo lãnh (Letter of Guarantee): Bắt buộc nếu phía Nhật Bản đài thọ chi phí chuyến đi.

• Tài liệu chứng minh mục đích: * Brochure, tờ rơi, tài liệu giới thiệu về hội chợ/triển lãm.

  • Email trao đổi xác nhận đăng ký tham gia hoặc Thư xác nhận gian hàng (nếu công ty Việt Nam thuê gian hàng triển lãm).

  • Giấy tờ giới thiệu về công ty/tổ chức phía Nhật Bản (Mộc tròn pháp nhân, Pamphlet...).

3. Quy trình nộp hồ sơ xin Visa công tác Nhật Bản

Theo quy định Bạn không nộp trực tiếp tại Đại sứ quán mà thông qua Trung tâm tiếp nhận Visa Ủy thác.

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Thu thập đầy đủ giấy tờ từ phía Việt Nam và Nhật Bản. (Lưu ý: Giấy tờ từ Nhật Bản gửi về có thể dùng bản scan in màu, nhưng bản gốc luôn được ưu tiên).

• Bước 2: Nộp hồ sơ: Đặt lịch hẹn và nộp tại Trung tâm tiếp nhận hồ sơ thị thực VFS Global (Hà Nội hoặc TP.HCM) hoặc các đại lý du lịch được Đại sứ quán ủy thác.

• Bước 3: Đóng phí dịch vụ: Thanh toán phí tiếp nhận hồ sơ tại VFS Global.

• Bước 4: Nhận kết quả: Thời gian xét duyệt thường kéo dài từ 8 đến 15 ngày làm việc. Đại sứ quán có thể yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc phỏng vấn qua điện thoại nếu cần.

4. Chi phí xin Visa công tác Nhật Bản là bao nhiêu ?

Theo quy định của Đại sứ quán đối với loại visa nhập cảnh 1 lần (áp dụng cho đa số các trường hợp đi công tác hội chợ)

5. Nên lưu ý Kinh nghiệm gì để hồ sơ visa công tác Nhật Bản được duyệt 100% 

• Sự logic giữa các giấy tờ: Quyết định cử đi công tác từ Việt Nam, Thư mời từ Nhật Bản và Lịch trình chuyến đi phải trùng khớp hoàn toàn về mốc thời gian và mục đích.

• Cung cấp bằng chứng cụ thể về hội chợ: Càng có nhiều giấy tờ chứng minh sự kiện có thật và sự tham gia của bạn (như thẻ ra vào hội chợ, biên lai đóng phí thuê gian hàng, email trao đổi với ban tổ chức) thì Lãnh sự quán càng tin tưởng.

• Không mua vé máy bay trước khi có visa: Đại sứ quán Nhật khuyến cáo đương đơn không nên xuất vé máy bay trước khi có kết quả visa. Bạn chỉ cần nộp mã đặt chỗ (Booking) là đủ.

👉 Đại biểu cần nhận hồ sơ Visa gấp đi công tác? 

Hãy gọi ngay Hotline/Zalo 0939446006 hoặc đến trực tiếp Văn phòng Trung tâm Tiếp nhận VISA ủy thác tai 25 Trương Hán Siêu, Hoàn Kiếm, Hà Nội) để được chuyên viên hỗ trợ 24/7.